Opóźnienie poczty e-mail w programie Outlook

Pomimo wszystkich przepowiedni o zagładzie wokół Slack i Discord, asynchroniczne medium komunikacyjne e-mail jest dominującym medium komunikacyjnym w sektorze biznesowym na całym świecie. Oprócz Inbox Zero od Merlin Mann, istnieje wiele innych strategii radzenia sobie z codziennym zalewem e-maili, w tym z tzw. Opóźnieniem e-maili, czyli opóźnionym dostarczaniem e-maili.


Jeśli chcesz uwolnić trochę czasu w życiu codziennym, zalecane jest automatyczne opóźnianie e-maili. Automatycznie przesuwasz odpowiedzi w przyszłość, a jednocześnie możesz świadomie zmniejszyć szybkość osobistej odpowiedzi. Funkcja zapewnia również, że przypadkowo wysłane e-maile do klientów lub szefa mogą być nadal odzyskiwane przez określony czas.

Na potrzeby tego projektu przedstawię trzy warianty tego, jak możesz zrealizować to, co chcesz. W pierwszym wariancie tworzymy regułę Outlooka (w przypadku serwera Exchange) (dla wszystkich używanych kont pocztowych):

Ta procedura opóźnia wszystkie wiadomości wychodzące. Niestety dla czasu możliwy jest tylko zakres wartości 1-120 minut, więc e-maile nie mogą być opóźnione o więcej niż 2 godziny.

Jeśli chcesz wydłużyć czas i mieć większą kontrolę, możesz skorzystać z możliwości rozbudowy Outlooka za pomocą indywidualnego skryptu VBA . Aby to zrobić, otwórz edytor makr (ALT + F11), przejdź do modułu „ThisOutlookSession” i wstaw jeden z poniższych skryptów (zmiany są również aktywne bez jawnego zapisywania i ponownego uruchamiania Outlooka):

W tym przykładzie wszystkie wiadomości e-mail są dostarczane automatycznie o godzinie 18:00.:

2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278

Na przykład, jeśli chcesz opóźnić czas wysłania każdego e-maila o 8 godzin, zrobi to poniższy skrypt:

2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278

A jeśli chcesz wysyłać każdego e-maila rano w porze chrześcijańskiej następnego dnia roboczego, możesz skorzystać z poniższego:

2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278

Jeśli chcesz zostać zapytany o opóźnienie przed wysłaniem, możesz również wyświetlić okno dialogowe przed wysłaniem, w którym zostaniesz zapytany, czy chcesz opóźnić, czy nie. Pomocne również: kliknięcie „Anuluj” zatrzymuje wysyłanie wiadomości e-mail w ostatniej chwili.

2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278

E-maile, które zostały już opóźnione, automatycznie trafiają do skrzynki nadawczej odpowiedniego konta e-mail, z którego zostały wysłane, aż do momentu wysłania. Ważne: są wysyłane tylko wtedy, gdy Outlook jest otwarty. Jeśli chcesz to stamtąd w wyjątkowych przypadkach, przenosisz wiadomość e-mail z powrotem do wersji roboczych, dezaktywuj znacznik wyboru „Opóźnij dostarczenie do” we właściwościach wiadomości e-mail poprzez Opcje> Opóźnij dostarczenie i wyślij ją ponownie.

Aby wszystkie wyżej wymienione skrypty VBA działały, kod w „ThisOutlookSession” jest tworzony w osobnym, podpisanym cyfrowo module VBA. Aby na razie przetestować funkcje, możesz (najlepiej tylko tymczasowo) zezwolić na wszystkie makra w obszarze Ustawienia> Centrum zaufania> Ustawienia Centrum zaufania ...> Ustawienia makr:

Jeśli chcesz połączyć zalety pierwszego wariantu (wysyłka po stronie serwera) i drugiego wariantu (wybór wolnego czasu), polecamy Boomerang dla Outlooka z funkcją „Wyślij później”. Ta usługa oferuje bezpłatne opóźnienie 10 e-maili miesięcznie i działa niezawodnie.

Plecy