Незважаючи на всі пророцтва про приреченість навколо Слабку та Розбрату, електронна пошта асинхронного зв'язку є домінуючим середовищем спілкування у бізнес-секторі у всьому світі. На додаток до Inbox Zero від Merlin Mann, існує безліч інших стратегій боротьби з щоденним потоком електронних листів, включаючи так зване затримку електронної пошти, тобто затримку доставки електронних листів.
Якщо ви хочете звільнити трохи часу у повсякденному житті, рекомендується автоматична затримка електронних листів. Ви автоматично просуваєте відповіді в майбутнє і одночасно можете навмисно зменшувати швидкість особистої відповіді. Функція також гарантує, що випадково надіслані електронні листи клієнтам або начальнику все ще можна буде отримати протягом певного періоду часу.
Для цього проекту я представлю три варіанти того, як ви можете реалізувати те, що хочете. У першому варіанті ми створюємо правило Outlook (у випадку сервера Exchange) (для всіх використовуваних облікових записів електронної пошти):
Ця процедура затримує всі вихідні повідомлення. На жаль, для цього часу можливий лише діапазон значень 1-120 хвилин, тому електронні листи не можуть затримуватися більше ніж на 2 години.
Якщо ви хочете продовжити час, а також мати більше контролю, ви можете використовувати розширюваність Outlook за допомогою окремого сценарію VBA . Для цього відкрийте редактор макросів (ALT + F11), перейдіть до модуля "ThisOutlookSession" і вставте один із наведених нижче сценаріїв (зміни також активні без явного збереження та без перезапуску Outlook):
У цьому прикладі всі електронні листи автоматично доставляються о 18:00.:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Наприклад, якщо ви хочете затримати час надсилання кожного електронного листа на 8 годин, це робить наступний сценарій:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
І якщо ви хочете надіслати кожен електронний лист у християнські години вранці наступного робочого дня, ви можете скористатися наступним:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Якщо ви хочете запитати про затримку перед надсиланням, ви також можете перед відображенням відобразити діалогове вікно, в якому вас запитають, чи хочете ви затримати чи ні. Також корисно: натискання кнопки "Скасувати" зупиняє надсилання електронного листа в останній момент.
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Електронні листи, які вже були затримані, автоматично потрапляють у папку "Вихідні" відповідного облікового запису електронної пошти, з якого вони були надіслані, доки вони не будуть надіслані. Важливо: Вони надсилаються лише тоді, коли Outlook відкритий. Якщо ви хочете отримати це у виняткових випадках, ви повертаєте електронне повідомлення назад до чернеток, деактивуєте галочку "Затримувати доставку до" у властивостях електронної пошти через Параметри> Затримка доставки та надсилаєте його знову.
Таким чином, щоб усі вищезазначені сценарії VBA працювали, код у "ThisOutlookSession" перетворюється на окремий модуль VBA з цифровим підписом . Для того, щоб перевірити функції на даний момент, ви можете (бажано лише на короткий час) дозволити всі макроси в меню Параметри> Центр довіри> Налаштування для Центру довіри ...> Налаштування макросів:
Якщо ви хочете поєднати переваги першого варіанту (відправка на стороні сервера) та другого варіанту (вибір вільного часу), рекомендується Boomerang for Outlook із функцією "Надіслати пізніше". Ця послуга пропонує безкоштовну затримку 10 електронних листів на місяць і працює надійно.