Email phương tiện liên lạc không đồng bộ - bất chấp mọi lời tiên tri về sự diệt vong xung quanh Slack và Discord - là phương tiện liên lạc thống trị trong kinh doanh trên toàn thế giới. Ngoài Inbox Zero của Merlin Mann, còn có rất nhiều chiến lược khác để xử lý tình trạng tràn ngập email hàng ngày, bao gồm cả cái gọi là trì hoãn email, tức là gửi email bị trì hoãn.
Nếu bạn muốn giải phóng cho mình một chút thời gian trong cuộc sống hàng ngày, chúng tôi khuyên bạn nên tự động trì hoãn e-mail. Bạn tự động đẩy các câu trả lời vào tương lai và đồng thời bạn có thể giảm tốc độ phản hồi cá nhân một cách có ý thức. Chức năng này cũng đảm bảo rằng các thư điện tử được gửi vô tình cho khách hàng hoặc sếp vẫn có thể được truy xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Đối với dự án này, tôi trình bày ba biến thể về cách bạn có thể thực hiện những gì bạn muốn. Trong biến thể đầu tiên, chúng tôi tạo quy tắc Outlook (trong trường hợp Exchange, phía máy chủ) (cho tất cả các tài khoản e-mail được sử dụng):
Thủ tục này trì hoãn tất cả các thư gửi đi. Thật không may, chỉ có thể có phạm vi giá trị từ 1-120 phút cho thời gian, do đó, e-mail không thể bị trì hoãn quá 2 giờ.
Nếu muốn kéo dài thời gian và cũng có nhiều quyền kiểm soát hơn, bạn có thể sử dụng khả năng mở rộng của Outlook bằng một tập lệnh VBA riêng lẻ. Để thực hiện việc này, hãy mở trình chỉnh sửa macro (ALT+F11), chuyển sang mô-đun “ThisOutlookSession” và chèn một trong các tập lệnh sau (các thay đổi vẫn hoạt động ngay cả khi không lưu rõ ràng và không cần khởi động lại Outlook):
Trong ví dụ này, tất cả các email được gửi tự động lúc 6 giờ chiều.:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Ví dụ: nếu bạn muốn trì hoãn thời gian gửi của mỗi email 8 giờ, tập lệnh sau sẽ thực hiện điều đó:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Và nếu bạn muốn gửi mọi email vào một giờ hợp lý vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo, bạn có thể sử dụng cách sau.:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Nếu bạn muốn được hỏi về độ trễ trước khi gửi, bạn cũng có thể hiển thị hộp thoại trước khi gửi, trong đó bạn được hỏi liệu bạn có muốn trì hoãn hay không. Cũng hữu ích: một cú nhấp chuột vào "Hủy" sẽ dừng việc gửi email vào giây phút cuối cùng.
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Các e-mail đã bị trì hoãn sẽ tự động kết thúc trong hộp thư đi của tài khoản e-mail tương ứng mà từ đó chúng được gửi cho đến khi chúng được gửi đi. Quan trọng: Chúng chỉ được gửi khi Outlook đang mở. Nếu bạn muốn thực hiện điều này trong trường hợp ngoại lệ, bạn chuyển email trở lại thư nháp, hủy kích hoạt dấu kiểm cho "Trì hoãn gửi cho đến khi" trong thuộc tính email qua Tùy chọn> Gửi chậm và gửi lại.
Để tất cả các tập lệnh VBA được đề cập ở trên đều hoạt động, mã trong "ThisOutlookSession" được tạo thành một mô-đun VBA được ký điện tử riêng biệt. Để kiểm tra các chức năng trong lúc này, bạn có thể cho phép tất cả các macro (tốt nhất là chỉ trong thời gian ngắn) trong Cài đặt> Trung tâm tin cậy> Cài đặt cho Trung tâm tin cậy ...> Cài đặt macro:
Nếu bạn muốn kết hợp các ưu điểm của biến thể đầu tiên (gửi từ phía máy chủ) và biến thể thứ hai (lựa chọn thời gian rảnh), thì nên sử dụng Boomerang cho Outlook với chức năng "Gửi sau". Dịch vụ này cung cấp miễn phí 10 e-mail mỗi tháng và hoạt động đáng tin cậy.