على الرغم من كل نبوءات العذاب حول Slack و Discord ، فإن وسيط الاتصال غير المتزامن البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المهيمنة في قطاع الأعمال في جميع أنحاء العالم. بالإضافة إلى Inbox Zero من Merlin Mann ، هناك العديد من الإستراتيجيات الأخرى للتعامل مع التدفق اليومي لرسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك ما يسمى بتأخير البريد الإلكتروني ، أي تأخير تسليم رسائل البريد الإلكتروني.
إذا كنت تريد تحرير نفسك قليلاً من الوقت في الحياة اليومية ، فمن المستحسن التأخير التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني. أنت تدفع بالإجابات تلقائيًا إلى المستقبل وفي نفس الوقت يمكنك عن عمد تقليل سرعة استجابتك الشخصية. تضمن الوظيفة أيضًا أنه لا يزال من الممكن استرداد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بطريق الخطأ إلى العملاء أو المدير لفترة زمنية معينة.
بالنسبة لهذا المشروع ، سأقدم ثلاثة أشكال مختلفة لكيفية تنفيذ ما تريد. في المتغير الأول ، نقوم بإنشاء قاعدة Outlook (في حالة Exchange من جانب الخادم) (لجميع حسابات البريد الإلكتروني المستخدمة):
يؤخر هذا الإجراء جميع الرسائل الصادرة. لسوء الحظ ، لا يمكن استخدام سوى نطاق قيم من 1-120 دقيقة في ذلك الوقت ، لذلك لا يمكن تأخير رسائل البريد الإلكتروني لأكثر من ساعتين.
إذا كنت تريد تمديد الوقت ولديك أيضًا المزيد من التحكم ، يمكنك استخدام قابلية توسيع Outlook مع برنامج نصي VBA فردي. للقيام بذلك ، افتح محرر الماكرو (ALT + F11) ، وانتقل إلى الوحدة النمطية "ThisOutlookSession" وأدخل أحد البرامج النصية التالية (التغييرات نشطة أيضًا بدون حفظ صريح ودون إعادة تشغيل Outlook):
في هذا المثال ، يتم تسليم جميع رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في الساعة 6:00 مساءً.:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تأخير وقت إرسال كل بريد إلكتروني بمقدار 8 ساعات ، فإن البرنامج النصي التالي يفعل ذلك:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
وإذا كنت ترغب في إرسال كل بريد إلكتروني خلال الأوقات المسيحية في صباح يوم العمل التالي ، يمكنك استخدام ما يلي:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
إذا كنت تريد أن يتم سؤالك عن التأخير قبل الإرسال ، فيمكنك أيضًا عرض مربع حوار قبل الإرسال ، حيث سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد التأخير أم لا. مفيد أيضًا: يؤدي النقر على "إلغاء" إلى إيقاف إرسال البريد الإلكتروني في اللحظة الأخيرة.
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
تنتهي رسائل البريد الإلكتروني التي تم تأخيرها بالفعل تلقائيًا في البريد الصادر لحساب البريد الإلكتروني المعني الذي تم إرسالها منه حتى يتم إرسالها. هام: يتم إرسالها فقط عندما يكون Outlook مفتوحًا. إذا كنت ترغب في الحصول على هذا هناك في حالات استثنائية ، يمكنك إعادة البريد الإلكتروني إلى المسودات ، وإلغاء تنشيط علامة الاختيار لـ "تأخير الإرسال حتى" في خصائص البريد الإلكتروني عبر خيارات> تأخير التسليم وإرساله مرة أخرى.
حتى تعمل جميع البرامج النصية لـ VBA المذكورة أعلاه ، يتم تحويل الكود الموجود في "ThisOutlookSession" إلى وحدة VBA منفصلة موقعة رقمياً . من أجل اختبار الوظائف في الوقت الحالي ، يمكنك (يفضل لفترة قصيرة فقط) السماح لجميع وحدات الماكرو ضمن الإعدادات> مركز التوثيق> إعدادات مركز التوثيق ...> إعدادات الماكرو:
إذا كنت ترغب في الجمع بين مزايا المتغير الأول (إرسال من جانب الخادم) والمتغير الثاني (اختيار وقت الفراغ) ، يوصى باستخدام Boomerang for Outlook مع وظيفة "Send Later". تقدم هذه الخدمة تأخير 10 رسائل بريد إلكتروني شهريًا مجانًا وتعمل بشكل موثوق.