Ritardo della posta elettronica in Outlook

Il mezzo di comunicazione asincrono e-mail è, nonostante tutte le profezie di sventura su Slack e Discord , il mezzo di comunicazione dominante nel settore degli affari in tutto il mondo. Oltre a Inbox Zero di Merlin Mann, esistono numerose altre strategie per affrontare il flusso quotidiano di e-mail, tra cui il cosiddetto e-mail delaying, ovvero il recapito ritardato delle e-mail.


Se vuoi liberarti un po 'di tempo nella vita di tutti i giorni, è consigliato il ritardo automatico delle e-mail. Spingi automaticamente le risposte nel futuro e allo stesso tempo puoi ridurre deliberatamente la tua velocità di risposta personale. La funzione garantisce inoltre che le e-mail inviate accidentalmente ai clienti o al capo possano ancora essere recuperate per un certo periodo di tempo.

Per questo progetto, presenterò tre varianti di come puoi implementare ciò che desideri. Nella prima variante creiamo una regola di Outlook (nel caso di Exchange lato server) (per tutti gli account di posta elettronica utilizzati):

Questa procedura ritarda tutti i messaggi in uscita. Sfortunatamente, è possibile solo un intervallo di valori di 1-120 minuti per il tempo, in modo che le e-mail non possano essere ritardate di più di 2 ore.

Se desideri estendere il tempo e avere anche un maggiore controllo, puoi utilizzare l'espandibilità di Outlook con un singolo script VBA . Per fare ciò, aprire l'editor delle macro (ALT + F11), spostarsi nel modulo "ThisOutlookSession" e inserire uno dei seguenti script (le modifiche sono attive anche senza salvataggio esplicito e senza riavviare Outlook):

In questo esempio, tutte le e-mail vengono consegnate automaticamente alle 18:00.:

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Ad esempio, se si desidera ritardare di 8 ore l'ora di invio di ciascuna e-mail, lo script seguente lo fa:

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E se vuoi inviare ogni e-mail all'ora cristiana la mattina del giorno lavorativo successivo, puoi usare quanto segue:

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Se desideri che ti venga chiesto un ritardo prima dell'invio, puoi anche visualizzare una finestra di dialogo prima dell'invio, in cui ti viene chiesto se desideri ritardare o meno. Utile anche: un clic su "Annulla" interrompe l'invio dell'e-mail all'ultimo momento.

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Le e-mail che sono già state ritardate finiscono automaticamente nella posta in uscita del rispettivo account e-mail da cui sono state inviate fino a quando non vengono inviate. Importante: vengono inviati solo quando Outlook è aperto. Se in casi eccezionali si desidera ottenere questo messaggio, spostare nuovamente l'e-mail in bozze, disattivare il segno di spunta su "Ritarda trasmissione fino a" nelle proprietà dell'e-mail tramite Opzioni> Ritarda trasmissione e inviarlo di nuovo.

Affinché tutti gli script VBA sopra menzionati funzionino, il codice in "ThisOutlookSession" viene trasformato in un modulo VBA separato con firma digitale . Per testare le funzioni per il momento, puoi (preferibilmente solo per un breve periodo) consentire tutte le macro in Impostazioni> Centro protezione> Impostazioni per il Centro protezione ...> Impostazioni macro:

Se si desidera unire i vantaggi della prima variante (invio lato server) e della seconda variante (selezione tempo libero), si consiglia Boomerang per Outlook con la funzione "Invia dopo". Questo servizio offre il ritardo di 10 e-mail al mese gratuitamente e funziona in modo affidabile.

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