Παρά τις προφητείες καταστροφής γύρω από το Slack and Discord, το ασύγχρονο μέσο επικοινωνίας e-mail είναι το κυρίαρχο μέσο επικοινωνίας στον επιχειρηματικό τομέα παγκοσμίως. Εκτός από το Inbox Zero από τη Merlin Mann, υπάρχουν πολλές άλλες στρατηγικές για την αντιμετώπιση της καθημερινής πλημμύρας e-mail, συμπεριλαμβανομένης της λεγόμενης καθυστέρησης e-mail, δηλαδή της καθυστερημένης παράδοσης e-mail.
Εάν θέλετε να ελευθερώσετε λίγο χρόνο στην καθημερινή ζωή, συνιστάται η αυτόματη καθυστέρηση των e-mail. Ωθείτε αυτόματα τις απαντήσεις στο μέλλον και ταυτόχρονα μπορείτε να μειώσετε σκόπιμα την προσωπική σας ταχύτητα απόκρισης. Η λειτουργία διασφαλίζει επίσης ότι κατά λάθος αποστέλλονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες ή το αφεντικό μπορούν να ανακτηθούν για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Για αυτό το έργο, παρουσιάζω τρεις παραλλαγές για το πώς μπορείτε να εφαρμόσετε αυτό που θέλετε. Στην πρώτη παραλλαγή, δημιουργούμε έναν κανόνα του Outlook (στην περίπτωση του Exchange, από την πλευρά του διακομιστή) (για όλους τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούνται):
Αυτή η διαδικασία καθυστερεί όλα τα εξερχόμενα μηνύματα. Δυστυχώς, μόνο ένα εύρος τιμών 1-120 λεπτών είναι δυνατό προς το παρόν, έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μην μπορούν να καθυστερήσουν περισσότερο από 2 ώρες.
Εάν θέλετε να παρατείνετε το χρόνο και να έχετε περισσότερο έλεγχο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επεκτασιμότητα του Outlook με ένα μεμονωμένο σενάριο VBA . Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας μακροεντολών (ALT + F11), μεταβείτε στη μονάδα "ThisOutlookSession" και εισαγάγετε ένα από τα ακόλουθα σενάρια (οι αλλαγές είναι επίσης ενεργές χωρίς ρητή αποθήκευση και χωρίς επανεκκίνηση του Outlook):
Σε αυτό το παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραδίδονται αυτόματα στις 6:00 μ.μ.:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να καθυστερήσετε το χρόνο αποστολής κάθε email κατά 8 ώρες, το παρακάτω σενάριο το κάνει:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Και αν θέλετε να στέλνετε κάθε email κατά τη διάρκεια των χριστιανικών χρόνων το πρωί την επόμενη εργάσιμη ημέρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα:
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Εάν θέλετε να ερωτηθείτε για μια καθυστέρηση πριν από την αποστολή, μπορείτε επίσης να εμφανίσετε ένα διάλογο πριν από την αποστολή, στον οποίο θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να καθυστερήσετε ή όχι. Επίσης χρήσιμο: ένα κλικ στο "Ακύρωση" σταματά την αποστολή του email την τελευταία στιγμή.
2d72e6634514ecc92cf5f51fb5948278
Τα e-mail που έχουν ήδη καθυστερήσει αυτόματα καταλήγουν στα εξερχόμενα του αντίστοιχου λογαριασμού e-mail από τον οποίο στάλθηκαν μέχρι να σταλούν. Σημαντικό: Αποστέλλονται μόνο όταν το Outlook είναι ανοιχτό. Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό σε εξαιρετικές περιπτώσεις, μεταφέρετε το e-mail πίσω στα πρόχειρα, απενεργοποιήστε το σημάδι επιλογής για "Καθυστέρηση μετάδοσης έως" στις ιδιότητες e-mail μέσω Επιλογές> Καθυστέρηση παράδοσης και στείλτε το ξανά.
Για να λειτουργήσουν όλα τα προαναφερθέντα σενάρια VBA, ο κωδικός στο "ThisOutlookSession" μετατρέπεται σε ξεχωριστή, ψηφιακά υπογεγραμμένη μονάδα VBA. Προκειμένου να ελέγξετε τις λειτουργίες προς το παρόν, μπορείτε (κατά προτίμηση μόνο για μικρό χρονικό διάστημα) να επιτρέψετε όλες τις μακροεντολές στην περιοχή Ρυθμίσεις> Κέντρο αξιοπιστίας> Ρυθμίσεις για το Κέντρο αξιοπιστίας ...> Ρυθμίσεις μακροεντολών:
Εάν θέλετε να συνδυάσετε τα πλεονεκτήματα της πρώτης παραλλαγής (αποστολή διακομιστή) και της δεύτερης παραλλαγής (επιλογή ελεύθερου χρόνου), συνιστάται το Boomerang for Outlook με τη λειτουργία "Αποστολή αργότερα". Αυτή η υπηρεσία προσφέρει καθυστέρηση 10 e-mail ανά μήνα δωρεάν και λειτουργεί αξιόπιστα.