Amazon là kênh mua sắm hoàn hảo cho người làm việc tự do: nhanh chóng, giá cả phải chăng và mọi thứ đều có ở một nơi. Amazon hiện đã cung cấp hóa đơn kịp thời và dễ dàng tải xuống (ngay cả đối với các giao dịch mua trên Marketplace). Cho dù đó là một chiếc máy tính xách tay mới, một chiếc ghế văn phòng, hay chỉ là một đơn đặt hàng nhanh chóng giấy in – bạn có thể đặt hàng chỉ với vài cú nhấp chuột, thường là thông qua tài khoản cá nhân mà bạn đã sử dụng trong nhiều năm.
Thoạt nhìn, hầu hết các hóa đơn của Amazon trông hoàn toàn chính xác: tên người bán là người Đức, địa chỉ ở Đức (ví dụ: Munich), thuế VAT 19% được hiển thị. Vấn đề nằm ở một chi tiết dễ bị bỏ qua: mã số thuế GTGT của người bán (mã số VAT). Nếu nó ghi là "LU...", ví dụ, thì người phát hành hóa đơn đã đăng ký thuế GTGT tại Luxembourg – điển hình cho các công ty Amazon như "Amazon EU S.à r.l.":
Theo luật thuế giá trị gia tăng (VAT) của Đức, đây thường không phải là giao dịch mua bán nội địa thông thường, mà thuộc loại mua hàng trong nội bộ cộng đồng (hàng hóa nhập khẩu vào Đức từ một quốc gia thành viên EU). Đối với các giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp (B2B) trong EU, hóa đơn ròng (0% VAT) thường được phát hành, và giao dịch mua bán được tính thuế tại Đức thông qua tờ khai VAT sơ bộ (thuế mua hàng + khấu trừ thuế đầu vào nếu người nhận được quyền khấu trừ thuế đầu vào).
Nếu Amazon tính thuế VAT ngay cả khi doanh nghiệp của bạn được miễn thuế VAT đối với các giao dịch nội khối EU, thì khoản thuế VAT này không thể được khấu trừ như thuế đầu vào. Ngược lại, nếu bạn nhận được hóa đơn VAT tiêu chuẩn 19%, ngay cả khi người bán đặt tại một quốc gia EU khác và bạn mua hàng với tư cách là doanh nghiệp, thì chính tình huống này sẽ gây ra những rắc rối không cần thiết sau này trong quá trình kiểm toán thuế.
Amazon Business cung cấp một cơ chế đơn giản hóa việc sử dụng Amazon trong lĩnh vực B2B. Điều này chủ yếu bao gồm việc đăng ký mã số thuế GTGT của bạn để các đơn đặt hàng trên Amazon được xử lý chính xác như các giao dịch mua hàng dành cho doanh nghiệp – bao gồm cả logic lập hóa đơn. Bản thân Amazon cũng nêu rõ rằng đối với các giao dịch mua hàng dành cho doanh nghiệp, bạn nên nhập thông tin thuế GTGT hoặc mã số thuế GTGT vào tài khoản của mình để đảm bảo áp dụng đúng mức thuế và cách xử lý thuế GTGT.
Tài khoản doanh nghiệp là miễn phí, và bạn có thể tạo một tài khoản doanh nghiệp riêng biệt với địa chỉ email riêng từ tài khoản cá nhân của mình và liên kết hai tài khoản. Tất cả các mặt hàng không dành cho doanh nghiệp cũng có thể được mua thông qua tài khoản doanh nghiệp. Thỉnh thoảng sẽ có các mặt hàng dành cho doanh nghiệp được giảm giá, bạn chỉ thấy giá ròng, và bạn có thể ẩn những người bán không xuất hóa đơn.
Ngoài ra, phần mềm còn hiển thị giá ròng (hữu ích cho việc so sánh các giao dịch mua hàng, vì với tư cách là người đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào, bạn quan tâm đến giá ròng), hóa đơn có xu hướng dễ dàng truy xuất/gán hơn (đặc biệt là vì phiên bản "Doanh nghiệp" tập trung nhiều hơn vào khía cạnh này của quy trình), và có sẵn các giao diện/tích hợp tùy chọn với hệ thống kế toán. Bạn thậm chí có thể tạo tài khoản doanh nghiệp trực tiếp từ tài khoản cá nhân của mình.:
Cuối cùng, mã số thuế GTGT được nhập vào hồ sơ doanh nghiệp.:
Bạn không thể sử dụng Amazon Prime Video hoặc Amazon Music với tài khoản doanh nghiệp – điều đó chỉ khả thi với tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng Amazon Prime để được giao hàng miễn phí với tài khoản doanh nghiệp của mình, bạn có thể liên kết nó với tài khoản cá nhân ( Prime Duo ) hoàn toàn miễn phí và tránh phải trả phí hai lần. Bằng cách này, bạn đảm bảo được giao hàng nhanh chóng và miễn phí cho công ty của mình, trong khi vẫn có thể truy cập phim và nhạc thông qua hồ sơ cá nhân của bạn.
Điều quan trọng cần đề cập thêm, và là điều mà nhiều người tự kinh doanh thường đánh giá thấp khi chuyển đổi nhà cung cấp: Là khách hàng doanh nghiệp, bạn không có quyền rút lại đơn hàng trong vòng 14 ngày theo luật định như người tiêu dùng (chỉ trong những trường hợp hiếm hoi mới có ngoại lệ dựa trên thiện chí). Là khách hàng doanh nghiệp, bạn không tự động có vị thế pháp lý tương đương với người tiêu dùng. Quyền rút lại đơn hàng trong vòng 14 ngày đối với bán hàng từ xa thường chỉ áp dụng cho người tiêu dùng.
Trong khi cá nhân có thể trả lại hàng mà không cần nêu lý do, luật pháp không quy định quyền này trong lĩnh vực B2B. Việc trả lại và hủy đơn hàng chủ yếu phụ thuộc vào hợp đồng (tức là những gì Amazon hoặc người bán cam kết trong điều khoản và điều kiện của họ). Mặc dù Amazon thường được biết đến với thái độ thân thiện với khách hàng và thường chấp nhận trả lại hàng từ khách hàng doanh nghiệp, nhưng đây chỉ đơn thuần là một sự ưu đãi.